Meeting.burger Ranst

Overzicht punten

Zitting van Raad voor maatschappelijk welzijn van maandag 19 december 2022

1. Notulen en zittingsverslag vorige zitting - goedkeuring

Omschrijving:

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen en het zittingsverslag van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 november 2022 goed.

Motivering:

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context:

De raad voor maatschappelijk welzijn vergaderde op 21 november 2022.

Juridisch kader:

Artikel 277 §1 en 278§1 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017

De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig artikel 277 en 278.

De notulen en het zittingsverslag van de raad voor maatschappelijk welzijn worden, na goedkeuring, ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur.

De notulen van de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat is gegeven aan de punten waarover de raad voor maatschappelijk welzijn geen beslissing heeft genomen. Ze maken melding van alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen. Behalve bij geheime stemming, vermelden de notulen hoe elk lid gestemd heeft. Van die laatste verplichting kan worden afgeweken voor beslissingen die genomen zijn met unanimiteit.

Artikel 32 §1 en §2 van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk

De notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen.

Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit, vermelden de notulen voor elk gemeenteraadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield.

De zittingsverslagen van de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn worden opgemaakt in de vorm van een audio opname van de openbare zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn

Bijlagen:

- ontwerp van de notulen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 november 2022, opgemaakt door de algemeen directeur

- audio-opname van de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 november 2022

Besluit met eenparigheid van stemmen:

Enig artikel:

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen en het zittingsverslag van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 november 2022 goed.

Publicatiedatum: 16/01/2023

Overzicht punten Ga naar de bekendmaking

Zitting van Raad voor maatschappelijk welzijn van maandag 19 december 2022

2. Personeelsformatie - aanpassing formatie - goedkeuring

Omschrijving:

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de gewijzigde personeelsformatie goed zoals in bijlage.

Motivering:

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context:

Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 september 2021 over de goedkeuring van de geïntegreerde personeelsformatie van de gemeente en het OCMW

Het organogram geeft de organisatiestructuur van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn weer, duidt de gezagsverhoudingen en de functies aan waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden.

De personeelsformatie bevat de opsomming van het aantal en de soorten betrekkingen die nodig zijn voor de permanente personeelsbehoefte:

Juridisch kader:

Wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel

Koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel

Artikel 161 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017

De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stellen het gezamenlijk organogram van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vast.

Het organogram geeft de organisatiestructuur van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn weer, duidt de gezagsverhoudingen en de functies aan waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden.

Adviezen:

Protocol van akkoord met de syndicale organisaties tijdens het bijzonder comité van 14 juli 2021 over de voorgestelde wijzigingen aan de personeelsformatie.

Bijkomende motivering:

In het decreet lokaal bestuur is de verplichting tot personeelsformatie niet meer opgenomen, enkel de opmaak van een organogram. Het organogram duidt de gezagsverhoudingen en de functies aan waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden. De gemeente of het OCMW kan facultatief een personeelsformatie voorzien.

Het OCMW is niet van plan om deze formatie aan te passen maar we worden in 2023 geconfronteerd met de voormalig OCMW-secretaris, de huidige transitiemanager die de pensioengerechtigde leeftijd zal bereiken. Deze functie is door de overgangsbepalingen in het decreet lokaal bestuur niet opgenomen in de personeelsformatie. De titularis heeft te kennen gegeven om zich (op deeltijdse basis) nog ter beschikking te stellen van het OCMW (en de gemeente). Deze functie is niet voorzien in de formatie en de schaal is ook niet opgenomen in de RPR. Vandaar het voorstel om deze schaal mee op te nemen in de personeelsformatie.

Bijlagen:

- organogram

- protocol van akkoord van de syndicale organisaties van 2 december 2022

Besluit met eenparigheid van stemmen:

Enig artikel:

§1. De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de personeelsformatie, voor het OCMW als volgt vast:

Niveau:	VTE
A1a-A3a/A4a-A4b	3,5*
B1-B3	15
C1-C2	16
C1-C3	3,5
D1-D3 en E1-E3	13,3
Totaal	51,3

* waarvan 1.0 VTE uitdovend en waarbij de titularis als transitiemanager ingeschaald wordt in A4a-A4b met behoud van de salarisschaal die hij kreeg als secretaris van het OCMW, zolang het salaris op basis daarvan gunstiger is dan het salaris dat hij zou krijgen na de inschaling in de passende functie conform de aanstelling van de raad voor maatschappelijk welzijn van 4 juni 2018.

§2. Het aantal VTE's wordt definieert als effectief tewerkgestelde personeelsleden, exclusief de diverse verlofstelsels zoals ziekteverlof, loopbaanonderbrekingen, ...

§3. De raad voor maatschappelijk welzijn machtigt het vast bureau personeel aan te werven binnen dit kader en conform artikel 186 §1 en §2 van het decreet lokaal bestuur.

§4. Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 september 21 wordt opgeheven.

Publicatiedatum: 16/01/2023

Overzicht punten

Zitting van Raad voor maatschappelijk welzijn van maandag 19 december 2022

3. Rapportage klachtenbehandeling - 2021 - kennisname

Omschrijving:

De raad voor maatschappelijk welzijnneemt kennis van de rapportering klachtenbehandeling 2021.

Motivering:

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context:

Op 18 maart 2019 keurde de raad voor maatschappelijk welzijn een reglement klachtenbehandeling goed.

De rapportage van de klachtenbehandeling 2021 ligt voor ter kennisname. Net zoals het rapport voor 2022 dat nog zal zijn, is het vorige reglement nog steeds de basis van het rapport voor 2021.

Juridisch kader:

Artikel 302 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur

Zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn organiseert bij reglement een systeem van klachtenbehandeling.

Artikel 303, § 1 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur

Het systeem van klachtenbehandeling wordt zowel voor de gemeente als voor het openbaar centrum van maatschappelijk welzijn georganiseerd op het ambtelijke niveau en is maximaal onafhankelijk van de diensten waarop de klachten betrekking hebben. De algemeen directeur neemt dat op in het organisatiebeheersingssysteem.
Artikel 303, § 3 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur

De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn over de ingediende klachten.

Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 18 maart 2019 tot goedkeuring van het reglement klachtenbehandeling

Bijlagen:

Rapportering klachtenbehandeling 2021

Besluit:

Enig artikel:

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de rapportering klachtenbehandeling 2021.

Publicatiedatum: 16/01/2023

Overzicht punten Ga naar de bekendmaking

Zitting van Raad voor maatschappelijk welzijn van maandag 19 december 2022

4. Reglement klachtenbehandeling - aanpassing - goedkeuring

Omschrijving:

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het nieuwe reglement klachtenbehandeling goed.

Motivering:

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context:

Op 18 maart 2019 keurde de raad voor maatschappelijk welzijn een reglement klachtenbehandeling goed.

Juridisch kader:

Artikel 79 en 286-288 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017

De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de reglementen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vast. Die kunnen betrekking hebben op het beleid van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en op het inwendige bestuur ervan

De bekendmaking van de lijst van de besluiten, vermeld in artikel 285, en van de besluiten, vermeld in artikel 286, gebeurt binnen tien dagen nadat ze genomen zijn, met vermelding van de datum waarop ze via de webtoepassing worden bekendgemaakt. Voor de besluiten bevat de bekendmaking ook de datum waarop ze zijn aangenomen. De webtoepassing van de gemeente vermeldt de wijze waarop het publiek inzage kan krijgen in de besluiten die op de lijst zijn vermeld, en vermeldt ook de mogelijkheid om klacht in te dienen bij de toezichthoudende overheid, vermeld in artikel 326. Als de toezichthoudende overheid een besluit heeft vernietigd, wordt ook van die vernietiging melding gemaakt.

De reglementen en verordeningen, vermeld in artikel 286, § 1, 1° en 2°, en de reglementen, vermeld in artikel 286, § 2, 1° en 2°, treden in werking op de vijfde dag na de bekendmaking ervan, tenzij het anders bepaald is.

Artikel 302 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur

Zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn organiseert bij reglement een systeem van klachtenbehandeling.

Artikel 303, § 1 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur

Het systeem van klachtenbehandeling wordt zowel voor de gemeente als voor het openbaar centrum van maatschappelijk welzijn georganiseerd op het ambtelijke niveau en is maximaal onafhankelijk van de diensten waarop de klachten betrekking hebben. De algemeen directeur neemt dat op in het organisatiebeheersingssysteem.

Bijkomende motivering:

De ervaringen met de werking van de klachtenbehandeling nopen ertoe om het reglement te vereenvoudigen. De bedoeling is voornamelijk om de klachtenwerking duidelijker te maken voor zowel de burger, als voor de klachtenbehandelaars. Voorgesteld wordt om dit nieuwe reglement met ingang van 2023 goed te keuren.

Het voornaamste uitgangspunt voor de herwerking van het reglement is dat elke als klacht ingediende uiting van ontevredenheid een klantvriendelijk en inhoudelijk betrokken antwoord verdient, of het nu onder de strikte definitie van een klacht valt, of niet.

Concreet betreft de vereenvoudiging onder meer een inkorting, de schrapping van diverse bijlagen, een sterke vereenvoudiging van de ontvankelijkheidsvoorwaarden en de invoering van een nieuwe afdeling "voorstellen, mededelingen en meldingen". Daarnaast is er ook een ontdubbeling voorzien van de voorheen verwarrende rollen van klachtencoördinator en klachtenbehandelaar, en worden de graden van gegrondheid verlaten en vervangen door een gemotiveerde mededeling van bevindingen van de klachtenbehandelaar.

Besluit met eenparigheid van stemmen:

Art. 1:

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt volgend reglement klachtenbehandeling goed:

Afdeling 1. Definitie en voorwaarden

Artikel 1: definitie

§1. Onder een klacht wordt in dit reglement begrepen: een doelbewuste uiting van ontevredenheid door een burger over een bepaalde, door de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn (OCMW) al dan niet genomen beslissing of verrichte handeling of prestatie in het kader van hun werking, diensten of taken.

§2. Een ‘doelbewuste’ uiting is een uiting die specifiek wordt gedaan met het oog op het teweegbrengen van een reactie of van gevolgen zoals voorzien in dit klachtenreglement.

§3. Een klacht kan onder meer betrekking hebben op volgende feiten:

- de inhoud van een handeling, prestatie of beslissing;

- de wijze van het verrichten van een handeling of prestatie of het nemen van een beslissing;

- de omgang of communicatie met de burger;

- het afwijken van de vastgelegde of gebruikelijke werkwijze, termijn of beslissingswijze;

- het niet uitvoeren van een handeling of prestatie,

- het niet nemen van een beslissing.

§4. Beslissingen, handelingen of prestaties van personeelsleden of mandatarissen van de gemeente of het OCMW in het kader van de werking, diensten of taken van de gemeente of het OCMW worden beschouwd als beslissingen, handelingen en prestaties van de gemeente of het OCMW.

Artikel 2: indieningsvoorwaarden

§1. Iedereen heeft het recht om kosteloos een klacht in te dienen bij de gemeente of het OCMW van Ranst.

De indiening van de klacht geldt als toestemming om de gegevens in het kader van de klachtenbehandeling te verwerken, en meer bepaald om de naam van de indiener en het voorwerp van de klacht bekend te maken bij het personeelslid, de mandataris, de dienst of de andere overheidsinstantie, behalve als de indiener zich daartegen verzet.

§2. Een klacht kan mondeling of schriftelijk ingediend worden.

Onder schriftelijk wordt verstaan: per brief, per e-mail of per online klachtenformulier.

Artikel 3: behandelingsvoorwaarden

§1. Een schriftelijke klacht is ontvankelijk als:

de naam en het adres van de indiener van de klacht bekend zijn;
de klacht een omschrijving bevat van de feiten waartegen ze gericht is.

§2. De gemeente of het OCMW van Ranst is niet verplicht de klacht te behandelen als:

de indiener geen belang kan aantonen;
de klacht kennelijk ongegrond is;
de klacht kennelijk onredelijk is;
de klacht betrekking heeft op feiten:
1. waarover de indiener eerder een klacht had ingediend die al werd behandeld;
2. die langer dan een jaar vóór de indiening van de klacht hebben plaatsgevonden;
3. waarover alle georganiseerde administratieve beroepsmogelijkheden niet werden aangewend of waarover een jurisdictioneel beroep aanhangig is.

§3. Een uiting die niet onder de definitie van artikel 1 valt, moet niet als een klacht behandeld worden. Indien het een voorstel, mededeling of melding betreft zoals bedoeld in afdeling 3 van dit reglement, wordt deze behandeld volgens de bepalingen van die afdeling.

§4. Als de gemeente of het OCMW niet bevoegd is voor het voorwerp van de klacht, wordt de klacht verstuurd naar de bevoegde instantie en/of wordt de indiener zo goed mogelijk ingelicht over de te zetten stappen.

Als er verschillende overheidsinstanties betrokken zijn, wijzen deze samen een coördinerende instantie aan voor de behandeling van de klacht.

Afdeling 2: Procedure

Artikel 4: voorafgaand aan eventuele behandeling

§1. De ontvangst van een klacht via het online klachtenformulier wordt automatisch bevestigd bij indiening. In dit geval wordt de klacht onmiddellijk automatisch geregistreerd.

De ontvangst van overige klachten wordt schriftelijk bevestigd binnen tien kalenderdagen na ontvangst, al dan niet met toepassing van §2 of artikel 4. Registratie gebeurt eveneens binnen tien dagen.

§2. Als een klacht onontvankelijk is of niet in behandeling genomen wordt (als klacht), wordt de indiener, voor zover gekend, op de hoogte gebracht van deze beslissing en de redenen ervoor binnen tien kalenderdagen nadat de klacht werd ontvangen.

§3. De indiener kan na ontvangst van de mededeling bedoeld in §2 diens klacht regulariseren, onder meer door corrigerende of aanvullende informatie te bezorgen. In dat geval beginnen termijnen vermeld in dit reglement te lopen vanaf datum van ontvangst van de betrokken informatie.

Artikel 5: behandeling van een klacht

§1. De klacht wordt onderzocht door een klachtenbehandelaar die een strikte neutraliteit in acht neemt. In geen geval wordt de klacht behandeld door een persoon die betrokken is of was bij de feiten waarop de klacht betrekking heeft.

De klachtenbehandelaar maakt geen feiten bekend waarvan de bekendmaking de indiener of de gemeente of het OCMW kan schaden.

§2. De klachtenbehandelaar beoordeelt of het aangewezen is om bemiddeling te organiseren tussen de betrokken partijen, waarbij de klachtenbehandelaar zelf als bemiddelaar optreedt.

De klachtenbehandelaar doet eventueel een voorstel tot bemiddeling en vraagt antwoord binnen een termijn van tien kalenderdagen of binnen een andere, redelijke termijn. Als de indiener niet binnen de meegedeelde termijn antwoordt, wordt ervan uitgegaan dat hij afziet van bemiddeling.

Artikel 6: mededeling van de bevindingen

§1. De klachtenbehandelaar brengt de indiener van een schriftelijke klacht binnen vijfenveertig kalenderdagen na ontvangst van de klacht met een gemotiveerd schrijven op de hoogte van de bevindingen uit het onderzoek naar de klacht en de eventuele conclusies of initiatieven die daaraan verbonden worden.

Die termijn kan uitzonderlijk eenmalig verlengd worden tot maximaal negentig kalenderdagen. In dat geval worden de partijen voor het verstrijken van de termijn vermeld in het eerste lid schriftelijk geïnformeerd over de verlenging en de reden daarvoor.

§2. Als bij een bemiddeling gezamenlijk wordt besloten dat aan de klacht is tegemoetgekomen, is het gemotiveerd schrijven niet nodig.

Artikel 7: klacht over klachtenbehandeling

§1. Bij ontevredenheid over de behandeling van een klacht over de werking van de administratie, kan de indiener een brief richten aan het college van burgemeester en schepenen.

§2. Bij ontevredenheid van de behandeling van een klacht over de werking van het bestuur, bijvoorbeeld over een mandataris, de werking van de raden of over de financiële of -personeelsbeslissingen, kan de indiener een klacht indienen bij het Agentschap Binnenlands Bestuur.

Afdeling 3. Voorstellen, mededelingen en meldingen

Artikel 8: voorstellen en mededelingen

Iedereen heeft het recht om kosteloos eenvoorstel in te dienen of een mededeling te doen aan gemeente of OCMW over het functioneren, het beleid of de regelgeving van het lokaal bestuur.

De burger wordt binnen een redelijke termijn op de hoogte gebracht van het standpunt over het voorstel of de mededeling en de eventuele conclusies of initiatieven die daaraan verbonden worden.

De gemeente of het OCMW is niet verplicht te reageren als het voorstel of de mededeling kennelijk ongegrond of kennelijk onredelijk is.

Artikel 9: meldingen

Iedereen heeft het recht om kosteloos een melding te doen om de gemeente of het OCMW alert te maken op een concrete situatie in het kader van de dienstverlening, en met name inzake het openbaar domein, eigendommen en infrastructuur van de gemeente of het OCMW.

Meldingen worden bezorgd aan en opgevolgd door de betrokken diensten. De indiener die gebruik maakt van het meldingsformulier en een emailadres opgeeft, kan diens melding opvolgen en eventueel aanvullen.

Afdeling 4. Slotbepalingen

Artikel 10. inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2023.

Artikel 11. opheffingsbepaling

Vanaf inwerkingtreding heft voorliggend reglement het reglement klachtenbehandeling zoals goedgekeurd in de gemeenteraad van 18 maart 2019 op.

Publicatiedatum: 16/01/2023

Overzicht punten Ga naar de bekendmaking

Zitting van Raad voor maatschappelijk welzijn van maandag 19 december 2022

5. Aanpassing meerjarenplan 2020-2025 - deel OCMW - vaststelling

Omschrijving:

De raad voor maatschappelijk welzijn stelt het gedeelte van het OCMW in de aanpassing van het meerjarenplan 2020 - 2025 vast.

Motivering:

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context:

Er werd een voorontwerp gemaakt van aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 door de algemeen directeur en de financieel directeur, in overleg met het managementteam en het vast bureau.

Juridisch kader:

Artikel 78 3° van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur

Het vaststellen van de beleidsrapporten is de bevoegdheid van de raad van maatschappelijk welzijn.

Titel IV van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur

Deze titel beschrijft de procedure voor de vaststelling van het meerjarenplan.

Het Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018, en latere wijzigingen, betreffende de beleids- en de beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

Dit besluit geeft een overzicht van de diverse beleids- en beheersrapporten die moeten worden opgemaakt en een aantal regels waaraan de boekhouding van de gemeente moet voldoen.

Ministerieel besluit van 26 juni 2018, en latere wijzigingen, tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen

In dit besluit worden de concrete schema's en rekeningstelsels vastgelegd.

Bijlagen:

Ranst - Aanpassing meerjarenplan 2020-2025 - december 2022

Ranst - Aanpassing meerjarenplan 2020-2025 - documentatie - december 2022

Besluit met:

13 stemmen voor: John Oliviers (N-VA), Johan De Ryck (N-VA), Luc Redig (Groen), Leen Baeten (N-VA), Jan Dillen (N-VA), Annelies Creten (Groen), Frans Marivoet (Groen), Guido Wittocx (N-VA), Erik Fossez (N-VA), Zoe Helsen (N-VA), Joris Van Camp (Groen), Raf Serneels (N-VA) en Kurt De Belder (Groen)

8 onthoudingen: Lode Hofmans (Onafhankelijk), Tine Muyshondt (CD&V/WIJRanst), Christel Engelen (Vlaams Belang), Roel Vermeesch (Onafhankelijk), Fernand Bossaerts (CD&V/WIJRanst), Christel Meeus (CD&V/WIJRanst), Bart Goris (Goesting!) en Patrick Vandervaeren (Vlaams Belang)

Enig artikel:

De raad voor maatschappelijk welzijn stelt het OCMW deel van de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 - december 2022 in bijlage vast.

Publicatiedatum: 16/01/2023

Punt bijlagen/links Meerjarenplan dec 2022.pdf

Documentatie meerjarenplan dec 2022.pdf